Peut-on qualifier l’assistant·e de super secrétaire ? Oui et non. Oui parce que les tâches administratives tiennent une place certaine dans ses missions. Non parce que ce serait réduire la fonction à ses dimensions administratives. Bras droit des fonctions de direction, interlocuteur·trice privilégié·e de l’ensemble des salarié·es, collaborant avec la plupart des services, l’assistant·e met de l’huile dans les rouages organisationnels, opérationnels et relationnels de l’entreprise.

 

Sa mission principale : faciliter le fonctionnement et les relations internes et externes de l’entreprise

La mission élargie de l’assistant·e lui demande d’exceller dans plusieurs domaines :

  • Accueil téléphonique et physique des client·es et des visiteur·ses ;
  • Planification des agendas ;
  • Organisation de rendez-vous, réunions et déplacements ;
  • Gestion administrative quotidienne de l’entreprise ;
  • Opérations comptables ;
  • Suivi des collaborateurs et collaboratrices ;
  • Gestion de stock ;
  • Traitement de données informatiques ;
  • Définition et anticipation des besoins…

Lecture des courriers et courriels des dirigeant·es, classement, archivage, remontées d’informations, préparation des dossiers de travail, débriefing avec les managers, rédaction et diffusion de comptes-rendus font partie de ses tâches courantes quotidiennes. Dans les grandes structures, le poste peut demander de superviser le travail de secrétaires placé·es sous sa responsabilité.

 

Les compétences de l’assistant·e

Outre la polyvalence, compétence de base de l’assistant·e qui doit pouvoir traiter simultanément plusieurs sujets, le métier demande de la rigueur, de l’aisance relationnelle, de la disponibilité et de l’adaptabilité. Des qualités d’écoute, une grande autonomie, une bonne présentation, de la diplomatie, de l’esprit de synthèse, un grand sens de l’organisation et des responsabilités sont aussi nécessaires pour tenir ce poste. Sans oublier le sens de la confidentialité et la déontologie, qualités indispensables quand on occupe cette fonction. Voilà pour les soft skills (savoir-être et compétences comportementales).

En termes de compétences techniques, sachez que les suivantes sont particulièrement recherchées :

  • Anglais opérationnel, voire courant,
  • Excellent niveau rédactionnel,
  • Aisance dans les usages des outils numériques (reporting en ligne, réseaux sociaux, recherche web…),
  • Maîtrise des logiciels de bureautique, notamment Excel,
  • Maîtrise d’une spécialité telle que les achats, la comptabilité, le commercial, la gestion, le juridique, la logistique, les ressources humaines…

 

Formations et diplômes

Le métier est accessible au niveau bac+2/3.
Au lycée, la filière STMG (Sciences et technologies du management et de la gestion) est celle qui prépare le mieux à la formation postbac pour qui vise la fonction d’assistant·e de manager, — la filière ES est une autre voie possible. Parmi les diplômes les plus prisés par les recruteurs et recruteuses, citons ceux-ci :

  • BTS assistant·e manager ou BTS assistant·e de gestion PME-PMI ;
  • DUT GEA ou DUT Tech de Co ;
  • Licence professionnelle commerce ou licence professionnelle management des organisations avec spécialité assistant·e de manager ;
  • Bachelor in business and management.

Pour un poste d’assistant·e administratif·ve, la filière professionnelle est particulièrement indiquée. Après l’obtention d’un CAP ou d’un BEP en gestion d’entreprise ou comptabilité, un bac pro Gestion administrative est recommandé. Des études supérieures permettent de muscler ses compétences, notamment avec les diplômes suivants :

  • BTS assistant·e de gestion PME-PMI ;
  • BTS comptabilité et gestion ;
  • BTS support à l’action managériale ;
  • DUT gestion des entreprises et administration.

 

Rémunération

En 2021, le salaire d’un·e assistant·e, variable selon les spécialités (juridique, RH, logistique, etc.), se situe dans les fourchettes suivantes :

  • Débutante : 18 à 26 K€ brut/an.
  • Expérimentée : 28 à 38 K€ brut/an.

Le poste d’assistant·e de direction est le mieux valorisé, son salaire moyen est de 34,5 K€ brut/an. L’assistant·e de direction peut démarrer à 27 K€ brut/an en début de carrière et atteindre 60 K€ brut/an en fin de carrière.

 

Lien utile

Le site de la Fédération française des métiers de l’assistanat et du secrétariat (FFMAS) : https://www.ffmas.com/

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